Rutiner for NIL Alpins renn-sekretariat
Sekretariatet består av to personer som til enhver tid er valgt av alpingruppas rennstab. Rennleder og evt. assisterende rennleder forespør og utpeker medlemmer av rennsekretariatet i samråd med rennstaben.
- Rennsekretariatet er underlagt rennleder/sportslig leder.
- Rennstab er alltid underlagt sportslig leder i NIL Alpin.
Sekretariatet benyttes ved følgende renn:
- Sonerenn
- Kretsrenn
- Natten Grand Prix
Funksjoner.
Rennsekretariatet(RS) etableres/kommer sammen i god tid i forkant av renn og sørger for å være oppdatert på renndatoer og oppgaver.
RS skal:
- Ha kontroll på startnummer og evt. manglende nummer.
- Motta påmeldingsliste fra sportslig leder(påmeldingsansvarlig)mtp å sortere og klargjøre startnummer til klubbene jfr liste som tidtakersjef/data oversender.
- Ta med kopier av startlister/klubblister fra NILs kontor som kopierer opp nødvendig antall startlister til deltagende klubber(1 pr klubb) som legges sammen med startnummer i egen bærepose. Poser hentes på Spar.
- Kopiere opp klubbenes deltagerliste som legges sammen med startnummer til den enkelte klubb.
- Levere startliste til rennleder, portdommersjef, teknisk delegert(TD), løypesjef, starter og startordner. Alle disse henter selv i sekretariatet.
- Registrere etterpåmelding på renndagen. Betaling legges i egne konvolutter som skaffes i bokhandel. Kjøp av konvolutter føres på konto hos NIL.
- Føre liste over etterpåmelding.
- Medbringe håndkasse med nødvendig veksel mtp mottak av betaling for etterpåmelding. Håndkassen klargjøres av leder evt økonomiansvarlig.
- Føre kvitteringsliste for etterpåmelding.(Original til løper, kopi følger liste over etterpåmeldte.) Leveres NIL-kontoret første virkedag etter renn.
- Sekretariat har fortløpende dialog med tidtakersjef/målbua ift å melde inn etterpåmeldinger. Radiosamband benyttes.
- Kontrollere at alle løpere har betalt startkontigent/deltageravgift til rennet. Krev kontoutskrift/kvittering.
- Når rennet starter, stenges sekretariatet og sekretariatets medlemmer bistår målbua med oppsett av resultatlister, innsamling av startnummer og premieutdeling.
- Startnummer skal tørkes, sorteres og klargjøres for neste renn.
- Etter endt renn leveres håndkasse med alle lister, kvitteringer og kontanter til NIL`s kontor i Nesbyen Idrettshall.