Sekretariatet består av to personer som til enhver tid er valgt av alpingruppas rennstab. Rennleder og evt. assisterende rennleder forespør og utpeker medlemmer av rennsekretariatet i samråd med rennstaben.

- Rennsekretariatet er underlagt rennleder/sportslig leder.
- Rennstab er alltid underlagt sportslig leder i NIL Alpin.

Rennsekretariatet benyttes ved alpingruppas egne renn som arrangeres i Nesbyen Alpinsenter.
Sekretariatet benyttes ved følgende renn:
- Sonerenn
- Kretsrenn
- Natten Grand Prix
 
Funksjoner.
 
Rennsekretariatet(RS) etableres/kommer sammen i god tid i forkant av renn og sørger for å være oppdatert på renndatoer og oppgaver.
 
RS skal:

• Ha kontroll på startnummer og evt. manglende nummer. 
• Motta påmeldingsliste fra sportslig leder(påmeldingsansvarlig)mtp å sortere og klargjøre startnummer til klubbene jfr liste som tidtakersjef/data oversender.
• Ta med kopier av startlister/klubblister fra NILs kontor som kopierer opp nødvendig antall startlister til deltagende klubber(1 pr klubb) som legges sammen med startnummer i egen bærepose. Poser hentes på Spar.
• Kopiere opp klubbenes deltagerliste som legges sammen med startnummer til den enkelte klubb.
• Levere startliste til rennleder, portdommersjef, teknisk delegert(TD), løypesjef, starter og startordner. Alle disse henter selv i sekretariatet.
• Registrere etterpåmelding på renndagen. Betaling legges i egne konvolutter som skaffes i bokhandel. Kjøp av konvolutter føres på konto hos NIL.
• Føre liste over etterpåmelding.
• Medbringe håndkasse med nødvendig veksel mtp mottak av betaling for etterpåmelding. Håndkassen klargjøres av leder evt økonomiansvarlig.
• Føre kvitteringsliste for etterpåmelding.(Original til løper, kopi følger liste over etterpåmeldte.) Leveres NIL-kontoret første virkedag etter renn.
• Sekretariat har fortløpende dialog med tidtakersjef/målbua ift å melde inn etterpåmeldinger. Radiosamband benyttes.
• Kontrollere at alle løpere har betalt startkontigent/deltageravgift til rennet. Krev kontoutskrift/kvittering.
• Når rennet starter, stenges sekretariatet og sekretariatets medlemmer bistår målbua med oppsett av resultatlister, innsamling av startnummer og premieutdeling.
• Startnummer skal tørkes, sorteres og klargjøres for neste renn.
• Etter endt renn leveres håndkasse med alle lister, kvitteringer og kontanter til NIL`s kontor i Nesbyen Idrettshall.